Zmiany w dostępie do dokumentów z ksiąg wieczystych oraz danych z Krajowego Rejestru Sądowego

W marcu wejdą w życie zmiany dotyczące pobierania określonych dokumentów z ksiąg wieczystych. Zmiany w dostępie do pewnych informacji dotyczących Krajowego Rejestru Sądowego zaczną natomiast funkcjonować w czerwcu 2026.

Prezydent podpisał ustawę z dnia 9 stycznia 2026 r. na mocy której dokonano nowelizacji ustawy o księgach wieczystych i hipotece oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Na jej podstawie zmianie ulegną, w pewnym zakresie, sposoby dostępu do informacji zawartych w księgach wieczystych oraz rejestrach Krajowego Rejestru Sądowego, takich jak rejestr przedsiębiorców albo stowarzyszeń. 

Księgi wieczyste

Nowelizacja zmienia przepis art. w art. 36(4) ustawy o księgach wieczystych i hipotece, w ten sposób, że na skutek zmiany, w przypadku złożenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wniosku o wydanie określonych dokumentów Centralna Informacja umożliwia pobranie tych dokumentów w postaci dokumentów elektronicznych pozwalających na samodzielne sporządzenie wydruków za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Pobrane dokumenty elektroniczne oraz ich wydruki będą miały moc dokumentów wydawanych przez sąd, jeżeli posiadają cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych.

Dokumenty, które można będzie generować za pośrednictwem systemu informatycznego i następnie drukować to wypis z księgi wieczystej, odpis z księgi wieczystej oraz zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej. Należy odróżnić takie dokumenty od dostępu do Elektronicznych Ksiąg Wieczystych, gdzie można przeglądać jedynie podstawowe informacje zawarte w danej księdze wieczystej.

Do tej pory dokumenty te można było uzyskać składając wniosek wyłącznie w formie papierowej w sądzie albo w Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych w Warszawie – osobiście albo za pośrednictwem poczty. Wniosek podlega opłacie.

Forma papierowa pozostanie aktualna, ale dodatkowo pojawi się możliwość wygenerowania dokumentów w systemie informatycznym. Wnioski elektroniczne, podobnie jak papierowe, będą podlegały opłacie, natomiast dostęp do dokumentów będzie o wiele szybszy, niemal natychmiastowy. Zarówno w przypadku wniosku papierowego, jak i elektronicznego, konieczna będzie znajomość numeru księgi wieczystej. Wniosku nie da się złożyć w oparciu o numer działki ewidencyjnej, numer PESEL właściciela nieruchomości albo imię i nazwisko właściciela.

Zmiany związane z Krajowym Rejestrem Sądowym

Nowelizacja zmienia art. 10a ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym i dodaje ust. 1a, który mówi, że informacje z tzw. newsletteru KRS mogą być automatycznie przesyłane za pośrednictwem aplikacji mObywatel użytkownikowi tej aplikacji, który za jej pośrednictwem wskazał numer w Rejestrze podmiotu, którego informacja ta ma dotyczyć, a z którym użytkownik ten jest powiązany przez numer PESEL.

Oznacza to, że dane takie jak informacje o zarejestrowaniu w systemie teleinformatycznym sprawy obejmującej numer w Rejestrze, sygnaturę sprawy i datę rejestracji sprawy albo informacje o dokonaniu wpisu w pozycji Rejestru obejmującą numer w Rejestrze, sygnaturę sprawy, datę dokonania wpisu i numer wpisu – będą dostępne również za pośrednictwem aplikacji mObywatel.

Do tej pory zgłoszenie dotyczące chęci otrzymywania takich alertów możliwe było wyłącznie przez Portal Rejestrów Sądowych. Użytkownik mógł zawnioskować o alerty dotyczące 50 podmiotów wpisanych do KRS. Teraz dodatkowo będzie można zawnioskować o alerty dotyczące 50 podmiotów w aplikacji mObywatel – jeżeli dany podmiot jest powiązany z numerem PESEL właściwym dla danej aplikacji mObywatel - np. numer PESEL jest numerem członka zarządu danej spółki.

Nowe funkcjonalności mają za zadanie zapobiegać zjawisku tzw. kradzieży spółek – tj. dokonywania wpisów w KRS na podstawie sfałszowanych dokumentów. Alerty mają na celu, by osoby powiązane z podmiotami wpisanymi do KRS, otrzymywały powiadomienia o wnioskach o wpisy dotyczące np. spółek w jak najkrótszym czasie, a w przypadku próby oszustwa – miały możliwość zareagować i zapobiegać takim działaniom.